⚠️ Observera att mail som genereras från ImBox Formulär inte kan styras via Mail Flow.

Om du vill att exempelvis mejl från en viss e-postadress ska få status Closed när de kommer in eller att mejl som innehåller en viss mening i ämnesraden ska få en specifik label, är det Mail Flow du ska använda dig utav för att lägga in dessa regler. Du hittar Mail Flow under Tickets-fliken här i Admin:

Här nedan följer en guide för Mail Flow med följande rubriker:

1. Introduktion
2. Conditions – vad betyder de olika blocken?
3. Actions – vad betyder de olika blocken?
4. Vad är skillnaden mellan Contains och Equals?
5. Ett exempel
6. Simulatorn i Mail Flow

Önskar du hellre läsa artikeln i ett större format, kan du kika in här.

1. Introduktion

I menyn till vänster ser du att det finns Conditions-block och Actions-block. Conditions-blocken anger villkoren för när regeln ska ske – exempelvis ämnesraden eller avsändarens mailadress måste matcha – medan Actions-blocken bestämmer vad som ska ske vid ett visst villkor. Det är dessa block du ska använda dig av för att bygga ihop olika regler. Så här gör du:

1. Dra ett block ut till det stora fältet i mitten.
2. Klicka på blocket du just placerade för att lägga in inställningar, som du gör i fältet till höger.
3. Tryck på Apply för att spara blockets inställningar.
4. Slutligen klickar du på Publish i det övre högra hörnet när du är klar med alla block. 
Se exempel längre ned i denna artikel.

2. Conditions – vad betyder de olika blocken?

Match mailbox – Använd detta block om du vill att regeln ska gälla för en viss mailbox som ni har kopplat till Tickets.

Match subject – Om du vill att det ska ske något med ärenden som har en viss ämnesrad – antingen en hel mening eller ett visst ord i ämnesraden – ska du använda detta block.

Match body – Detta block går på innehåll i form av ord eller meningar som finns i ärendet.

Match requester – Requester är det samma som avsändare, så om du vill att det ska ske något med alla ärenden som inkommer från exempel@imbox.se, ska du använda detta block.

Match from – Requester och From är nästintill alltid samma, men det finns undantag. Om det exempelvis kommer in ett mail från noreply@imbox.se och mailet innehåller en replyTo-adress, då är noreply@imbox.se From-adressen och replyTo-adressen den samma som Requester. Om du vill att regeln ska gå på den faktiska From-adressen, använder du detta block.

Match on attachments – Om du vill att en viss regel ska gälla för mail som innehåller bifogade filer, använder du detta block.

Match weekday – Ska regeln gälla bara under helgen, till exempel? Använd Match weekday-blocket.

Match time – Ska reglen gälla mellan exempelvis 08 och 10? Använd Match time-blocket.

3. Actions – vad betyder de olika blocken?

Add label – Om du vill att en viss label ska sättas när ärendet inkommer, använder du Add label-blocket.

Disable auto reply – Detta block använder du om du vill att inga autosvar ska utgå till leverantörer eller er själva, till exempel.

Set ticket status – Vill du att ärendena ska få status Closed direkt de kommer in? Använd då Set ticket status-blocket.

Set ticket subject – Kanske vill du att mailet ska få en viss ämnesrad när det inkommer? Då passar detta block bra.

Assign agent – Om det alltid är en viss agent hos er som ska ta hand om vissa typer av ärenden, kan du använda detta block.

4. Vad är skillnaden mellan Contains och Equals?

I flera Contains-block kan du välja mellan Contains, Equals, Not equals, Does not contain och RegExp – utav dessa fem är det framför allt Contains och Equals som används mest. 

Contains – innebär att ämneraden, body-texten eller avsändaren ska innehålla ordet du lägger in i raden under, men att de även kan innehålla andra ord. Om du vill att alla mejl som har ordet "hello" i ämnesraden ska utgöra en viss regel, använder du Contains.

Equals – innebär att ämnesraden, body-texten eller avsändaren ska innehålla exakt och endast det som du lägger in i raden under. Om mejl från specifikt exempel@imbox.se ska utgöra en viss regel, använder du Equals.

5. Ett exempel

Så här kan en regel se ut. Regeln säger att alla ärenden som har ordet "hello" i ämnesraden, automatiskt ska få status Solved.

6. Simulatorn i Mail Flow

Med hjälp av simulatorn kan du simulera ett inkommande mail för att se vilka regler som aktiveras – vilka actions kommer att ske när ett mail kommer från en viss avsändare (from), går till en särskild mailbox (mailbox), har en viss ämnesrad (subject) och/eller innehåller viss text (body)? När du fyllt i fälten i simulatorn och klickar på knappen Simulator, ser du att de block som är aktuella i just det fallet blåmarkeras.

I exemplet ovan låtsas vi att ett inkommande mail kommer från matilda@imbox.se, skickas till mailboxen ImBox Demosite, har ämnesraden 'Reklamation: Order #1549600' samt består av texten 'Hej, Jag vill göra en reklamation' i body. Eftersom det i Mail Flow finns en regel som säger att mail med en ämnesrad som innehåller 'Reklamation' (Match subject), ska få labeln 'Reklamation' (Add label), blåmarkeras dessa block. Den blå kedjan visar alltså vad som kommer att ske i Tickets när regler matchar verkliga mail. 

Om du har frågor om Mail Flow, är det bara att du startar en chatt med oss, skriver ett mejl till hello@imbox.se eller slår oss en signal på 031-14 47 10. 🤗