Nedan går vi igenom de steg som du som administratör behöver göra i Admin för att ni ska vara redo att gå live med Tickets.

1. Setup Mailboxes
Anpassningar och inställningar för respektive mailbox hittar ni under Tickets > Setup Mailboxes > Settings. Under respektive flik kan ni lägga till följande:

1. Automatic Response - Autosvaret som går ut från denna specifika mailbox. Exempel:

2. Signature - Mailboxens "globala" signatur som skickas ut automatiskt en agent mailar ut från denna mailbox. Denna kombineras alltså med den personliga signaturen ni lagt till för agenten i steg 1 ovan. Exempel på signatur:

3. GDPR Consent - Den samtyckestext som skickas ut tillsammans med signaturen när ni mailar ut från den specifika mailboxen. Exempeltext finns under denna flik.

4. Outgoing Email - De DNS Records ni behöver lägga till för att det ska gå att skicka mail via er maildomän/er i Tickets. Har ni inte redan fått instruktionerna utav er ImBox-kontakt kan ni enkelt ladda ner dem här:

När ni (er system administratör) lagt in inställningarna kan ni också själva testa om allt är korrekt och är det korrekt inlagt visar systemet gröna checkboxar på allt. 

OBS! Sista steget i Setup Mailboxes är Incoming Email. Kontakta din ImBox:are för att säkerhetsställa att allt är klart för att gå live – innan ni lägger in Forwardingen. 

5. Incoming email - När ni fått utbildning i Tickets är det alltså dags att gå live! Ni kopplar då in Forwardingen i er Outlook/Gmail-inkorg och mail börjar då att vidarebefordras från originalkorgen in till Tickets. Gå till Setup mailboxes > Incoming email för att hitta instruktioner för hur ni lägger in Forwarding-kopplingen.

2. Agents
Lägg till de agenter som ska använda Tickets under Agents. När du skapat agenten, klicka på Actions > Edit längst till höger i menyn för att tilldela agenten till en personlig signatur i Tickets:

För att agenten ska få tillgång till Tickets i klienten behöver ni tilldela agentern den/de mailbox/mailboxar den ska bemanna genom att lägga till dessa under Mailboxes i Agents-menyn:



När du skapat agenten, klicka på Actions > Edit längst till höger i menyn för att tilldela agenten till en personlig signatur i Tickets:

Om ni använder Groups för att tilldela specifika agenter t.ex. Rapid responses och Ticket templates - tilldela agenterna den/de specifika grupperna under Groups i Agents-menyn.

Mer info:
Hur lägger jag till en ny agent?
Vad innebär adminrättigheter och hur ändrar jag dem?
Hur lägger jag till en ny grupp?

3. Tickets Labels
För att ni ska kunna kategorisera era ärenden, skapa Ticket Filters och läsa ut statistik behöver ni lägga till labels. Detta gör ni under Settings > Labels. Arbetar ni med grupper kan du också koppla labeln till specifika grupper.

Mer info:
Varför ska vi använda labels?

----------

Ytterligare valfria men väldigt värdefulla funktioner i Tickets:

4. Rapid Responses & Ticket Templates
(OBS! Läggs till i ImBox-klienten) 
För att vara ordentligt förberedda kan redan under er onboarding gå in i ImBox-klienten för skapa snabbsvar och templates i Tickets. Agenter med adminrättigheter har även möjlighet att dela dessa snabbsvar med en eller flera agenter och/eller specifika grupper direkt i klienten. Läs gärna mer om Rapid responses & Ticket templates under Support Center i klienten.

Mer info:
Hur skapar jag globala snabbsvar?

5. Ticket Filters
För att sätta en riktigt bra struktur Tickets har ni möjlighet att skapa gemensamma "globala" filter i Admin under Tickets > Filters, dessa kan ni tilldela en eller flera specifika grupper.

Individuella filters för Tickets kan skapas av den enskilda agenten direkt i klienten under My views. Dessa är endast synliga för den agent som skapade filtret.

Mer info:
Hur skapar och ställer jag in filter i Tickets?
Använd globala filter i stället för My Views
Hur kan vi effektivisera vår kundservice i Tickets?

6. Mail Flow
För att undvika manuellt arbete och effektivsera ert arbete i Tickets kan ni i Mail Flow själva sätta upp regler för att styra flödet av era inkommande mail. 

Mer info:
Hur fungerar Mail Flow? 
Lägg in regler i Mail Flow och automatisera mera!

OBS! Mail Flow-regler appliceras endast på mail som manuellt skickas in i Tickets - inte på Tickets som skapas via ImBox Forms.

Allting på plats? Kontakta din ImBox:are så ser vi till att ni kommer igång! 😊

----------

Frågor? Alla frågor och svar gällande ImBox Tickets hittar du i Admin Help Center.

Fler tips? Fler tips kring hur du tar Tickets till nästa nivå hittar du i denna guide.